Si vous avez une activité secondaire, vous jonglez probablement déjà avec un million de choses. Il est donc nécessaire que les finances de votre entreprise soient aussi simples que possible. Cela peut sembler insurmontable lorsque vous apprenez pour la première fois à gérer les impôts de votre entreprise en ligne.
Mais en maîtrisant quelques habitudes clés que vous mettrez en pratique tout au long de l’année, vous pourrez gagner du temps et vous éviter bien des maux de tête au moment de produire votre déclaration. Nous avons rassemblé 6 conseils simples pour vous aider à vous préparer dès maintenant et à démystifier les impôts des entreprises.
1. Suivez votre argent
En tant que propriétaire d’entreprise en ligne ou travailleur indépendant, vous devez conserver des traces précises de l’argent que vous gagnez, de l’argent que vous dépensez et de ce à quoi vous le dépensez exactement. Bonne nouvelle : vous n’avez pas besoin d’utiliser des méthodes de suivi compliquées. Vous pouvez utiliser un stylo et du papier, une feuille de calcul maison ou une application gratuite comme Wave. Plus votre entreprise se développe et devient un peu plus complexe, plus vous aurez intérêt à investir dans un logiciel de comptabilité légitime comme Quickbooks.
La meilleure méthode est celle que vous utiliserez réellement parce qu’elle vous semble logique. Le véritable secret est de l’utiliser fidèlement tout au long de l’année. En suivant chaque dollar gagné et dépensé au fil du temps, il sera facile de trouver les informations détaillées dont vous aurez besoin chaque année.
2. Séparez les dépenses professionnelles
L’un des plus grands services que vous puissiez rendre à votre entreprise en ligne est de séparer vos finances personnelles et professionnelles. Créez un compte bancaire et une carte de crédit professionnels distincts pour vos transactions commerciales. Cela réduit le risque de passer à côté d’une dépense déductible parce qu’elle est enfouie sur votre relevé bancaire entre la soirée pizza et les achats de nourriture pour chien.
3. Connaissez la structure de votre entreprise
Votre obligation fiscale dépend en partie du type de société que vous créez, comme une entreprise individuelle, une S Corp ou une LLC. Chaque entité est soumise à des règles fiscales légèrement différentes.
Lorsque vous commencez à exploiter votre entreprise en ligne, il peut être utile de rechercher les avantages et les inconvénients des différentes entités commerciales pour déterminer celle qui convient le mieux à votre entreprise.
4. Comprenez vos déductions
Les dépenses telles que les fournitures de bureau, les frais d’hébergement de sites Web, le coût de la formation, les abonnements aux logiciels dont vous avez besoin pour faire votre travail – tous ces éléments et bien d’autres encore peuvent souvent être considérés comme des « coûts ordinaires et nécessaires à l’exercice d’une activité commerciale », ce qui correspond à la définition d’une dépense professionnelle déductible par l’IRS.
Les déductions se répartissent généralement en catégories telles que les fournitures et équipements de bureau, le kilométrage des véhicules, les abonnements aux applications, la publicité et les revenus des employés. C’est assez simple, donc si vous passez beaucoup de temps à examiner une dépense, elle n’est probablement pas éligible.
Par exemple, vous ne pouvez probablement pas déduire le coût de votre nouvelle machine à pâtes, à moins qu’il ne soit lié à votre blog de cuisine. Votre nouvel appareil photo n’est pas un équipement professionnel, à moins que vous ne l’utilisiez réellement pour le travail.
Voici d’autres déductions courantes pour les entreprises en ligne :
- Un écrivain indépendant peut être en mesure de déduire le coût d’un nouvel ordinateur portable, des cours de formation en ligne et des frais d’abonnement à une application de grammaire.
- Le propriétaire d’une entreprise de commerce électronique peut avoir des dépenses telles que le loyer d’un entrepôt, un logiciel de comptabilité et des frais d’expédition.
- Les comptables peuvent être en mesure de déduire le coût des cours de formation professionnelle continue, des services Internet, des abonnements à la vidéoconférence et des applications de comptabilité.
5. Mettez de l’argent de côté pour les impôts
En mettant de côté chaque mois une partie de vos revenus spécifiquement pour les impôts, vous serez mieux préparé pour le mois d’avril. Si vous ne savez pas combien mettre de côté, commencez par 25 à 30 %, et penchez vers le montant le plus élevé si votre État vous oblige à déclarer vos impôts sur le revenu.
Si vous risquez de devoir payer 1 000 $ ou plus d’impôts pour votre entreprise, vous devrez effectuer des paiements d’impôts estimés trimestriellement. Cela signifie que vous payez à l’avance les impôts que vous devrez payer en avril suivant.
Après votre première année d’activité, vous aurez une bonne idée du montant des impôts estimés que vous devrez payer, mais vous pouvez utiliser des calculateurs en ligne gratuits pour vous aider à déterminer le montant à payer. Le montant est basé sur un quart de ce que vous êtes susceptible de devoir pour toute l’année, et les paiements sont dus à des dates précises en avril, juin, septembre et janvier de l’année suivante.
Si vous sous-estimez le montant que vous devrez payer, vous devrez simplement le payer avant la date limite de paiement des impôts de l’année en avril. Si vous surestimez, au lieu d’obtenir un remboursement, envisagez de faire appliquer le surplus aux impôts estimés de l’année suivante.
6. N’ayez pas peur de demander de l’aide
Qu’il s’agisse d’engager un comptable ou de demander conseil à d’autres entrepreneurs, il existe de nombreuses ressources pour vous aider à vous orienter dans le labyrinthe fiscal. Vous pouvez même planifier des contrôles réguliers avec un professionnel de la fiscalité.
Même si vous gérez vos impôts de manière indépendante, une brève consultation peut vous aider à obtenir des réponses aux questions courantes, à assurer la conformité et à identifier les déductions potentielles que vous avez peut-être manquées.
Outils pour m’aider à gérer les impôts de mon entreprise en ligne
D’après notre expérience, voici quelques-uns des meilleurs outils logiciels à utiliser pour suivre les dépenses de votre petite entreprise et vous préparer à vos impôts.
- QuickBooks QuickBooks est l’une des plateformes de logiciels de comptabilité les plus connues. Elle offre un suivi des dépenses, une facturation, une paie et des rapports financiers. QuickBooks peut se synchroniser avec vos comptes bancaires et vos cartes de crédit pour catégoriser automatiquement les transactions, ce qui facilite le suivi des dépenses à des fins fiscales.
- Expensify L’application de gestion des dépenses conviviale simplifie le processus de suivi des dépenses professionnelles. Vous pouvez l’utiliser pour capturer des reçus, suivre le kilométrage et catégoriser les dépenses à l’aide d’étiquettes personnalisables. Expensify s’intègre également à des logiciels de comptabilité tels que QuickBooks et Xero pour une synchronisation transparente des données.
- Vague est une plateforme logicielle de comptabilité et de facturation très appréciée des freelances et des webpreneurs car elle est gratuite et facile à utiliser. Elle offre des fonctionnalités telles que le suivi des dépenses, la facturation, les rapports comptables et la numérisation des reçus.
- Xéro est une solution logicielle de comptabilité basée sur le cloud qui offre des fonctionnalités complètes pour le suivi des dépenses, la facturation, le rapprochement bancaire et les rapports financiers. Cela peut être plus complexe que nécessaire si vous débutez, mais cela représente un véritable gain de temps à mesure que vous développez votre activité.
- MileIQ L’application automatise le processus d’enregistrement des kilomètres parcourus par votre entreprise à des fins fiscales. Grâce à son interface intuitive et à son intégration avec les appareils mobiles, MileIQ vous évite d’avoir à suivre vos déplacements professionnels.
Comment gérer la taxe de vente
Si vous gérez une boutique en ligne comme Shopify, la taxe de vente que vous collectez auprès des acheteurs dépend de plusieurs facteurs. Tout d’abord, vous devez comprendre le concept de lien, qui est l’intersection entre une entreprise qui gagne de l’argent et les règles fiscales de l’État où l’entreprise exerce ses activités.
Vous devez collecter la taxe de vente pour chaque État dans lequel vous avez un lien, qui est déclenché par des circonstances telles que le stockage de stocks dans un État, le fait d’avoir un employé qui vit dans un État, etc.
Il est préférable de discuter avec un professionnel de la fiscalité avant de lancer votre boutique en ligne afin de comprendre où se situe votre lien et quel montant de taxe de vente collecter. Vous pouvez également bénéficier d’applications qui vous aident à calculer et à collecter automatiquement la taxe de vente.
Comment gérer les impôts pour votre entreprise en ligne : le dernier mot
La gestion des impôts pour votre entreprise en ligne peut être compliquée, surtout lorsque vous débutez. En tenant des registres précis de manière proactive, en mettant de côté de l’argent pour les impôts que vous devrez payer et en vous tenant informé des dépenses déductibles, vous serez prêt.
N’oubliez pas que tous les propriétaires d’entreprise doivent déclarer leurs revenus. À mesure que votre entreprise se développe, vos besoins fiscaux peuvent changer. Vous pouvez trouver toutes ces informations gratuitement par vous-même ou investir dans un cours complet, comme Brilliant Bookkeeper, pour acquérir les compétences comptables et fiscales nécessaires à votre propre entreprise en ligne. Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez consulter périodiquement un fiscaliste pour assurer le succès à long terme de votre entreprise en ligne.
FAQ
Incluez les revenus de votre entreprise dans les revenus que vous déclarez lorsque vous remplissez votre déclaration de revenus. Après votre première année d’activité, vous aurez une meilleure idée de vos revenus prévus et pourrez payer l’impôt estimé trimestriellement en vue de la date limite de déclaration de l’année suivante.
Vous devez déclarer vos revenus et payer des impôts si vous avez gagné 600 $ ou plus grâce à votre entreprise en ligne.